Controla su estrategia de contenidos con un calendario editorial usando Google Calendar

Ejemplo de calendario editorial con Google Calendar

Ejemplo de calendario editorial con Google Calendar

Como complemento a dos artículos anteriores (Cómo esquematizar los objetivos para tus contenidos y Qué, cuándo y cómo compartir tus contenidos) vamos a meternos hoy de lleno en cómo crear, mantener y gestionar un calendario editorial completamente funcional a través de Google Calendar. Existen decenas de herramientas pensadas para llevar un calendario editorial, empezando por el papel y lápiz.

En realidad, creo que cuantas más herramientas haya para algo tan sistemático como crear un calendario editorial, tanto más nos vamos a dispersar. Google Calendar funciona razonablemente bien para tareas de una sola persona o para grupos pequeños (4 o 5 personas) y relativamente poca actividad. Incluso funciona bien para gestionar varios grupos. Sus puntos fuertes son que va indisolublemente asociado a la cuenta de gmail, que es un calendario de por sí y que es gratis.

Antes de continuar hay que decir que a la vez que tiene unas ciertas ventajas inherentes al servicio, esas mismas ventajas pueden ser grandes barreras si, por ejemplo, uno de los componentes de un equipo, o un equipo entero, no utiliza Gmail o ningún producto de Google. Parece algo poco frecuente, y posiblemente lo sea, pero si te ocurre no te quedará otro remedio que buscar alternativas para mantener tu calendario editorial.

Crear el calendario con Google Calendar

 

Crear calendario

Crear calendario

Si no has creado nuunca un calendario con Google Calendar, este es un momento inmejorable para crear el primero. Será tu próximo calendario editorial. Sigue estos pasos:

  • Entra en Google Calendar con tu cuenta de Gmail (la que sea que vas a utilizar para esta tarea).
  • Dale al botón «Crear» que verás en la parte superior izquierda de la pantalla.
  • Los datos básicos son el nombre del calendario, país y zona horaria para que estén bien configuradas las alertas. Además puedes incluir gente ahora, o hacerlo después con cada tarea.
  • Cuando hayas configrado todo a tu gusto, guarda los cambios y ya tendrás el calendario creado.

Planifica las tareas editoriales

 
El siguiente paso es dotar de contenidos a tu calendario, y eso significa crear nuevas «citas», que a partir de ahora llamaremos tareas. Podemos establecer las tareas periódicas, o bien esporádicas, dependiendo un poco de cómo tengamos organizado nuestro tiempo y cuándo queramos publicar. O bien, si queremos publicar en varios medios diferentes o realizar tareas de curación de contenidos.

Crear una tarea es sencillo: pinchamos en un día cualquiera de nuestro calendario y seguimos las instrucciones:

tarea nueva

Después podemos editar sus detalles, como por ejemplo añadir color a dicha tarea (para diferenciar a simple vista qué debemos hacer), editar la hora a la que debemos hacerla, entregarla o tenerla publicada, e incluso darle periodicidad (pinchando en repetir, ver siguientes imágenes):

editar tarrea

Editar las tareas

repetir+

Esto es especialmente útil si tenemos que fijar días de publicación, y también para los diferentes miembros de nuestro equipo. Como podéis ver, la flexibilidad es enorme y permite crear alertas específicas para tenerlo todo controlado. Como consejo adicional, es bueno fijar las tareas y plazo límite para el día antes de publicar los contenidos, así siempre tendremos tiempo de margen.

Ahora puedes asignar la tarea (simplemente añadiendo un invitado al evento-tarea de google Calendar) o compartir el calendario, para lo cual debes seleccionarlo de la lista de tus calendarios, activar el desplegable y llegar a la opción «compartir este calendario«.

Comparte el calendario

Comparte el calendario

Es bueno que a quien compartas el calendario le dejes ver todos los eventos, para saber quién hace qué y tener una visión global, pero deja tan solo a unos escogidos que puedan gestionar las tareas. Y si puedes tener ese privilegio solo tú, mejor. Ahora es el momento de dejar la teoría y ponerte en marcha para crear tu primer calendario editorial utilizando Google Calendar.

Más información | HubSpot
En Tinkle | Cómo esquematizar tus objetivos para los contenidos, Qué cuándo y cómo compartir tus contenidos

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